Soluzioni innovative per la gestione dei magazzini di reparto attraverso l'uso della simulazione

Introduzione. Le organizzazioni sanitarie devono far fronte al trade-off fra la crescente domanda dei servizi e le limitate risorse economiche a disposizione. Buona parte di tali risorse è investita nell'acquisto e nella gestione dei beni di consumo farmaceutici. Lo scopo del presente lavoro è la realizzazione di un modello di simulazione efficiente del sistema di approvvigionamento dei magazzini di reparto. Attraverso tale sistema, sono state sviluppate soluzioni migliorative basate sugli strumenti e sulle tecniche tipici dell'approccio Lean. Materiali e metodi. Il progetto di riorganizzazione della gestione delle scorte è partito con la raccolta e l'analisi dei dati relativi agli ordini emessi nell'anno 2014 dai reparti prescelti di Cardiologia e Utic verso il magazzino centrale gestito da Estar. Per ciascun reparto sono stati selezionati i farmaci con un'elevata incidenza sulla spesa annuale, ossia con un costo superiore ai 300 euro e un numero di confezioni ordinate superiore a 20. In questo modo, sono stati selezionati 16 farmaci campione per Cardiologia e 16 per Utic. A partire dai dati sugli ordini emessi dai reparti selezionati, sono stati ipotizzati due possibili andamenti dei consumi reali tra un ordine e il successivo: il primo lineare, anche detto "a dente di sega", il secondo stocastico, basato sulla probabilità che, in un dato giorno, ci sia un paziente che utilizza il determinato farmaco. Questi due possibili andamenti dei consumi reali sono stati implementati attraverso l'utilizzo del software Rockwell Arena, che ha permesso di simulare la gestione del riordino delle scorte dei farmaci tra i reparti selezionati e il magazzino Estar per tutto l'anno 2014. Risultati. I risultati ottenuti dalla simulazione evidenziano come l'attuale metodo di gestione delle scorte farmaceutiche determina un numero elevato di ordini, una difficile gestione dei magazzini di reparto ed elevati tempi di processamento delle attività di inventario, richiesta e stoccaggio dei farmaci. È stata quindi proposta una soluzione migliorativa che ha consentito l'abbassamento del numero degli ordini e una migliore capacità previsionale con l'introduzione di una gestione degli approvvigionamenti basata sulla logica Kanban che predispone per ogni farmaco due contenitori gemelli riportandovi le informazioni in un cartellino. Il contenitore vuoto stesso, equivale per il fornitore a un ordine di ripristino. Conclusioni. La riorganizzazione proposta è di facile introduzione e il payback period associato all'investimento è molto breve. Garantisce inoltre una gestione corretta e snella delle scorte permettendo di aumentare l'affidabilità delle consegne, di ridurre le operazioni di gestione e di non ostacolare il servizio sanitario erogato.